Cobalt ToDo Manager

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Organisieren Sie Ihre Projekte team-, gruppen- und abteilungsübergreifend.

HCL Notes Projekte und Aufgaben übersichtlich verwalten


Projekte und Aufgaben übersichtlich verwalten

Der Cobalt ToDo Manager schließt genau jene Lücke im Bereich der Aufgabenverwaltung und Projektplanung, die seit Jahren raumgreifend zwischen der zu simplen HCL Notes internen ToDo Liste und viel zu teuren professionellen Projektmanagementlösungen klafft.

Durch gezielte Anwenderbefragungen und aussagekräftiges Kundenfeedback entstand in den letzten Jahren eine Lösung, die anforderungs- und branchenübergreifend eingesetzt werden kann und weder für Kunden mit einem Projektteam von bspw. 15 Mitarbeitern zu komplex, noch für Kunden mit 150 Projektbeteiligten zu einfach ist.

Das neue Gantt Diagram des Cobalt ToDo Managers unterstützt Projektmanager und Projektteams bei der browserbasierten Planung und Überwachung von Projekten beliebiger Größe. Auch das Gantt Diagram ist ohne Infrastrukturerweiterungen in bestehenden HCL Domino Umgebungen einsetzbar.

Die Export- und Chartingkomponente erlaubt sowohl den frei definierbaren Export von Projekten und Tasks nach Excel als auch beliebige Berichte und grafische Auswertungen.

Der Cobalt ToDo Manager ist generell per HCL Notes Client, aber auch per Browser bedienbar. Unterstützt werden neben PC, iPad, und iPhone auch Tablets und Smartphones aller anderen Hersteller.

Funktionen

  • Benachrichtigungen
  • Berechtigungen
  • Dateianhänge
  • Erinnerungsfunktionen
  • Eskalation

  • Excel Export
  • Gantt Chart
  • Gruppenkalender
  • Persönlicher Kalender
  • Projekte

  • Protokolle
  • Schnellerfassung
  • Statusübersicht
  • ToDos/ToDo-Listen
  • Wiederkehrende ToDos

Einsatzmöglichkeiten

  • Für jeden: Verwaltung persönlicher ToDos, Selbstorganisation und Zeitmanagement

  • Für Fachbereiche: Steuerung von Projekten in Teams und Abteilungen

  • Für Projektleiter: Projektplanung, Statusübersicht, wiederkehrende Termine

  • Für Softwareentwickler: Releasegebundenes Taskmanagement, Releaseplanung

Vorteile

  • Minimierung von Aufwänden in der Projektorganisation

  • Potentiale von HCL Notes voll ausschöpfen

  • Steigerung der Produktivität

  • Steigerung der Qualität

  • Verbesserung der Planungssicherheit

  • Todos und Projekte unternehmensweit im Überblick

Verfügbar für diese Systeme / Plattformen

  • HCL Notes Client

  • Web Client

  • Cloud/SaaS

  • Smartphone

Kurz zusammengefasst

Der Cobalt ToDo Manager begleitet Sie bei der Verteilung, Überwachung und Bearbeitung von ToDos und Projekten. Haben Sie jederzeit einen detaillierten Überblick über den Status aller Aufgaben und Maßnahmen Ihres Unternehmens. Fassen Sie rechtzeitig nach, reagieren Sie auf drohende Verzögerungen, optimieren Sie die Zusammenarbeit in kleinen und großen Teams, unternehmensweit und standortübergreifend.

Screenshots HCL Notes Client

ToDos und Termine in der Kalenderansicht

Detailansicht eines Todos

Übersicht über meine ToDos

Übersicht über alle offenen ToDos nach Bearbeiter

Übersicht über alle offenen ToDos nach Projekt

Übersicht über alle offenen ToDos nach Status

Praxisbeispiele

Praxisbeispiel 1: Meetings protokollieren
Protokollieren Sie die Inhalte von Besprechungen und leiten Sie ohne Verzögerung und Aufwand entsprechende Aufgaben für Teams oder einzelne Mitarbeiter ab. Behalten Sie in Meetings stets aktuell den Status aller Projekte im Überblick. Sie sind jederzeit auskunftsfähig, nicht erst auf Knopfdruck und auch nicht nach langem Suchen.
Praxisbeispiel 2: Projektorganisation und Aufgabenverteilung
Organisieren Sie Ihre Projekte übersichtlich und komfortabel und behalten Sie sowohl als Projektleiter als auch Projektmitarbeiter stets den Überblick über alle Aufgaben und Zeitpläne. Legen Sie Projektdokumente an und weisen Sie Aufgaben zu. Aufgaben können in Teilaufgaben zerlegt und parallel bearbeitet werden. Lassen Sie sich automatisiert auf fällige Tasks und Termine aufmerksam machen.
Praxisbeispiel 3: Selbstorganisation und Zeitmanagement
Optimieren Sie die Selbstorganisation und das Zeitmanagement Ihrer Mitarbeiter sowohl mit als auch ohne Teambezug. Nach dem „Getting Things Done“ – Prinzip können alle geplanten und ungeplanten Aufgaben einem Zeitrahmen (sofort, bald, irgendwann) zugeordnet oder mit Terminen versehen werden.

Funktionsbeschreibung

Plattformen: HCL Notes, Web Browser oder Mobile App
ToDos lassen sich sowohl per HCL Notes Client, per Browser oder mittels App für mobile Endgeräte erstellen, einsehen und verwalten.

Aktuelle Statusübersicht
Verschiedene Ansichten, bspw. nach Status, Abteilung, Bearbeiter, Projekt oder Kunde geben Ihnen einen schnellen und stets aktuellen Überblick über alle Aufgaben und Projekte.

Excel Export
Wenn es notwendig ist, Daten aus Notes nach Excel zu exportieren, so funktioniert dies unkompliziert und schnell über die integrierte Excel Schnittstelle.

Schnellerfassung
ToDos lassen sich in Sekundenschnelle anlegen, kategorisieren und Projekten und Bearbeitern zuweisen. Ob Sie beim Kunden sind und dessen Anforderungen protokollieren oder Ihre eigene Arbeit organisieren, ist hierbei unerheblich.

Erinnerungsfunktionen
Aufgaben und Projekte werden hinsichtlich Statusänderung und Fälligkeit permanent überwacht. Erinnerungsfunktionen weisen den Bearbeiter täglich auf überfällige, heutige und anstehende ToDos hin. Auftraggeber können sich ebenfalls automatisiert informieren lassen.

Konfigurierbare Eskalationsstufen
Frei wählbare Eskalationsstufen binden Ihre Team-, Gruppen- und Abteilungsleiter in den Informationsfluss ein, wenn Termine direkt oder vorab durch Erreichen bestimmter Schwellenwerte überschritten werden.

Schnellverlinkung
Greifen Sie von jedem Ort aus mit nur einem Klick auf alle relevanten Daten zu. Sie erreichen Projekte direkt aus den Task Dokumenten, genauso wie Sie innerhalb eines Projektes alle ToDos dieses Projektes oder Kunden einsehen und öffnen können. Gleiches ist über die verschiedenen Ansichten des ToDo Managers möglich.

Bearbeitung von ToDos in Listenform
Sparen Sie Zeit durch die Erfassung der ToDos in Listenform.

Getting Things Done
Organiseren Sie nach dem bewährten GTD - Prinzip einfach und schnell Ihre persönlichen Aufgaben und verkürzen Sie so am wirkungsvollsten Ihre Liste noch offener ToDos.

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